FAQs   Lohn-/Gehaltsabrechnung (KOSS-Lohn)

Stand 06.04.2009

Warum werden die geringfügig Beschäftigten bei der Abrechnung der Schwerbehinderten-Abgabe herausgerechnet?

Kann ich die Verdienstabrechnungen statt auf Lohntaschen auch auf Einzelblättern ausdrucken?

Ab und zu habe ich Differenzen zwischen der von KOSS-Lohn ermittelten Lohnsteuer und meiner Lohnsteuertabelle. Rechnet das Programm falsch?

Wie kann ich mit KOSS-Lohn Direktversicherungen abrechnen?

Problembehandlung beim Datenträgeraustausch mit der Bank (FAQs Allgemeines)


Warum werden die geringfügig Beschäftigten bei der Abrechnung der Schwerbehinderten-Abgabe herausgerechnet?

Die Definition der "Anzahl Arbeitsplätze" ist in der Ausfüllanleitung zur Schwerbehinderten-Abgabe nicht vollständig widergegeben. Dort wird auf § 7 SchwbG verwiesen. Dieses Gesetz ist jedoch zum 1.7.2001 außer Kraft gesetzt worden. Die Regelungen sind jetzt im SGB IX untergebracht. Im § 73 SGB IX (Begriff des Arbeitsplatzes) heißt es im Absatz 3:

Geringfügig Beschäftigte durften bis 31.3.2003 nicht mehr als 15 Stunden pro Woche arbeiten und wurden deshalb generell herausgenommen.

Da diese Stundenbegrenzung zum 1.4.2003 entfallen ist, ist es notwendig, dass Sie bei geringfügig Beschäftigten in den Personalstammdaten die normale Wochenarbeitszeit des Miterabeiters eintragen. Wenn Sie keine Wochenstunden eintragen, geht das Programm bei geringfügig Beschäftigten davon aus, dass der Mitarbeiter weniger als 18 Stunden pro Woche arbeitet und rechnet ihn aus der Anzahl Arbeitsplätze heraus.

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Kann ich die Verdienstabrechnungen statt auf Lohntaschen auch auf Einzelblättern ausdrucken?

Sie haben keinen Drucker der Endlosformulare verarbeiten kann?
Oder Ihr Drucker schafft wegen Abnutzung des Druckkopfes keine kräftigen Durchschläge mehr?
Oder Sie können das laute "Gesäge" nicht mehr ab?

Ab sofort kann Ihnen geholfen werden. Es ist nun für Sie möglich, Verdienstabrechnungen auch auf Einzelblatt-Vordrucken auszudrucken. D. h., der Ausdruck ist nun auf jedem beliebigen Laser- oder Tintenstrahl-Drucker möglich. Sie können bei uns ein entsprechendes Druckmuster mit Preisen anfordern.

Da jeder Drucker mit anderen Randeinstellungen arbeitet, muss der Druck auf dem Formular genau ausgerichtet werden. Hierfür ist es Voraussetzung, dass der Drucker mit der Druckersprache PCL4 oder PCL5 (von Hewlett-Packard) arbeitet, was zumindest bei Laserdruckern fast immer der Fall ist.

Diese Formulareinstellung muss 1 mal vor der ersten Nutzung der Einzelblattvordrucke vorgenommen werden. Dazu erhalten Sie mit der 1. Lieferung eine detaillierte Gebrauchsanweisung. Sollte dabei eine Unterstützung unsererseits notwendig sein, berechnen wir dafür einmalig pauschal eine halbe Stunde.

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Ab und zu habe ich Differenzen zwischen der von KOSS-Lohn ermittelten Lohnsteuer und meiner Lohnsteuertabelle. Rechnet das Programm falsch?

Nein. Aufgrund einer Umstellung der Systematik im amtlichen Programmablaufplan zur maschinellen Berechnung der Lohnsteuer (PAP) können seit dem Januar 2001 in einzelnen Fällen Differenzen auftreten. Dies tritt auf, wenn auf der Lohnsteuerkarte persönliche Freibeträge eingetragenen sind.

Grund hierfür ist die Ermittlung der Vorsorgepauschale. Nach § 39 b Abs. 2 EstG ist die Vorsorgepauschale vom ungekürzten Bruttolohn zu berechnen. Individuelle Freibeträge werden nicht abgezogen!

Die Berechnung lt. PAP läuft so: zuerst wird die Vorsorgepauschale vom ungekürzten Bruttolohn berechnet und dann vom um den individuellen Freibetrag gekürzten Bruttolohn abgezogen. Das Ergebnis ist die Basis für die Berechnung der Lohnsteuer.

Wird die Lohnsteuer manuell ermittelt, kann das im PAP vorgesehene Verfahren nicht angewendet werden, weil in den Lohnsteuertabellen die Vorsorgepauschale bereits eingearbeitet ist. Hier lesen Sie die Lohnsteuer auf Basis des um die persönlichen Freibeträge gekürzten Bruttolohnes ab und erhalten zwangsläufig eine vom verminderten Brutto berechnete Vorsorgepauschale!

Dadurch ergeben sich zwischen Lohnsteuertabelle und maschineller Lohnsteuerberechnung zwei unterschiedliche Vorsorgepauschalen und somit unterschiedliche Lohnsteuerbeträge. Die Finanzverwaltung billigt ausdrücklich beide Berechnungsarten. Bei der automatischen Lohnsteuerberechnung durch Lohnprogramme muss aber das Verfahren gemäß PAP angewendet werden.

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Wie kann ich mit KOSS-Lohn Direktversicherungen abrechnen?

Die Abwicklung der Direktversicherung mit KOSS-Lohn ist einfacher, als mancher Anwender anfänglich glaubt. Nachfolgend einige Hinweise zu diesem Thema:

  1. Es können unter Umständen 3 verschiedene Lohnarten für Direktversicherung notwendig sein, um mit ihnen die 3 verschiedenen Direktversicherungsvarianten abwickeln zu können. Im Programm "Verwaltung Lohn./Gehaltsarten" (Lohn/Gehalt 3.12.) müssen diese Lohnarten in den ersten 3 Stellen des Parameters folgende Merkmale beinhalten:
    a) Direktversicherung aus lfd. Bezug mit Lohnverzicht (SV-pflichtig): An den ersten 3 Stellen des Lohnartenparameters stehen die Kennziffern "110".
    b) Direktversicherung aus lfd. Bezug zusätzlich zum Lohn (SV-frei): An den ersten 3 Stellen des Lohnartenparameters stehen die Kennziffern "111".
    c) Direktversicherung von einer Einmalzahlung (z. B. Weihnachtsgeld; SV-frei): An den ersten 3 Stellen des Lohnartenparameters stehen die Kennziffern "122".
    Beachten Sie hier, dass die Verschlüsselung in den Lohnarten genau anders herum erfolgt, als bei der üblichen Verwendung der Kennziffern. Das rührt daher, dass die Direktversicherung als Abzug vom Gehalt (Gehaltsverzicht) behandelt wird. Die "1" an der 3. Stelle des Parameters bedeutet dadurch "Kürzung vom SV-pflichtigen", der Betrag wird somit SV-frei.

  2. In der Personalstammverwaltung (Lohn/Gehalt 1.1.) müssen Sie bei den betroffenen Mitarbeitern im Feld "Träger PLSt" festlegen, ob der Mitarbeiter oder der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer und den Solidaritätszuschlag zur pauschalen Lohnsteuer für die Direktversicherung übernimmt. Innerhalb der fünfstelligen Kennziffer bezieht sich die zweite Stelle auf die Direktversicherung: Die Kennziffer "X3XXX" bedeutet, dass der Mitarbeiter die pauschale Lohnsteuer und den zugehörigen Solidaritätszuschlag übernimmt, die Kennziffer "X0XXX" bedeutet, dass beides der Arbeitgeber übernimmt. (X steht hier für einen beliebigen Wert der restlichen Kennziffern)

  3. In den festen Be- und Abzügen (Lohn/Gehalt 1.10.) muss nun noch die für den jeweiligen Fall passende Lohnart für die Direktversicherung eingetragen werden, damit die Direktversicherung jeden Monat oder 1 - 2 mal jährlich in der Verdienstabrechnung erscheint.

  4. Mit dem Druck der Verdienstnachweise (Lohn/Gehalt 6.1.) und den Folgeprogrammen wird die Direktversicherung nun automatisch im Sinne Ihrer vorgenannten Parametrisierungen abgewickelt.

Die Beiträge zur Direktversicherung lassen Sie per Lastschrift einziehen oder lassen Sie sie von KOSS-Lohn automatisch mit den Lohn-/Gehaltsüberweisungen mit überweisen. Dazu muss im Programm "Verwaltung Bankverbindungen" unter der lfd. Nummer 4 - 9 eine passende Bankverbindung bei dem Mitarbeiter eingetragen werden. Wie die Zuordnung zur abgerechneten Direktversicherung funktioniert können Sie in der Feldhilfe (Strg+Y) bei der "Eingabe Laufende Nr." ausführlich nachlesen. Damit haben Sie dann alle Voraussetzungen erfüllt, dass Sie sich ab nun nicht mehr um die monatliche Abwicklung von Direktversicherungen kümmern müssen.

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